En tweet, en inbox, en wall og en blogg: fram, tilbake, siden, sammen….. Man får en jenka-lignende følelse når man skal forsøke å finne ut hvordan sosiale medier og arkivering skal gå hånd i hånd. Målet er å samle og bevare, på tross av at web 2.0 er helt i front og arkivering skjer i etterkant.
Men hvordan skal man vurdere hva på de sosiale mediene som er arkivverdig? Diskusjonen rundt dette har versert en stund hos blant annet Trondheim og Sørum kommune. I denne veilederen må dette feltet også tas opp, og vi etterspør derfor ideer og tanker om hvordan arkiv og web 2.0 skal kunne gå hånd i hånd. Vi ser det som svært viktig at man ivaretar sin rolle som forvaltningsorgan og følger de spilleregler man er pålagt, samtidig som man ikke skal la være å bevege seg ut i de sosiale mediers verden.
”….ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring.” Arkivlovens definisjon av et dokument, § 2a
I 1992 trådte dagens Arkivlov i kraft; da var world wide web kun ett år gammelt. Det er ikke rart det ikke var tatt høyde for arkivering av tweets eller wallposter på facebook den gang. Forskriften er også over 10 år gammel… Dette sier sitt.
”Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.” Arkivlovens § 1
Vi ser også at anbefalingene utvalget som evaluerte Regjeringens bruk av sosiale medier i 2009 allerede har blitt selvfølgeligheter mange steder. Når denne utviklingen går så fort, hvordan skal Arkivverket og forvaltningen for øvrig følge med? De opererer med en annen tidsramme, og tar inn arkivene fra andre etater etter 25 år. Elektroniske arkiv kan deponeres før denne årrekken har gått, men likevel byr dette på utfordringer i forhold til forvaltningens bruk av sosiale medier.
Mange tenker også på det som gjøres på sosiale medier som en muntlig samtale, og viser til at dette begrenser hva som skal journalføres. Men som Arkivverket peker på, er det innholdet som skal styre hvorvidt noe er arkivverdig eller ikke. Tradisjonell saksbehandling, slik vi kjenner den i dag, er kanskje ikke klar for de sosiale mediene? Eller skal den kanskje heller ikke være det? All saksbehandling skal integreres i arkivet og det finnes per i dag ytterst få arkivrutiner og systemer for sosiale medier. Det er altså ikke alltid viljen som hemmer journalføring, men heller systemene. Her ligger det mye mat for utviklere på IT-området.
Arkiv og sosiale medier blir altså som et tveegget sverd med en rekke innebygde dilemmaer og kontradiksjoner. Hvordan kan vi unngå å tape arkivverdig dokumentasjon? Hvordan skal vi bevare noe på et arkivbestandig medium etter kravene i Offentleglova som også passer for nettsamfunn? Må det gjøres noe med regelverket?
”Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.” Arkivlovens § 6
Hvordan skal vi behandle dette i veilederen vår? Hvilke erfaringer sitter dere på der ute?
